由海南省公共資訊網路有限公司開發的這套國際會議管理系統，覆蓋了會前、會中、會後的整個會議流程，遠在北京的論壇秘書處與海南籌備機構工作人員上網後，即可隨時隨地同步獲取相關的會務資訊，包括確認與會人數、住房分配與入住情況、車輛徵集與調度情況等，不必像過去那樣通過電話和傳真進行確認和核實。

　　據主持開發這一軟體的工程師林明瑜介紹，通過這一系統，還可以隨時了解與會嘉賓的基礎資訊、身份資訊和接待資訊，即這位嘉賓的姓名、職務、聯繫方法、抵達航班等。